Dans le cadre des sujets thématiques animés par l’Union Wallonne des Architectes, (UWA), nous avons participé aux débats sur la gestion administrative : facturation, suivi des collaborateurs, documents administratifs, …
L’objectif était d’ouvrir des pistes de réflexion sur la thématique et de faire découvrir les pistes d’amélioration disponibles pour l’organisation des bureaux et les pratiques quotidiennes des architectes.
Certains confrères ont également pu témoigner de leur organisation interne. C’est le cas de Julien Gourdin du bureau d’architecture 2G, utilisateur de Pluriell depuis plus de 2 ans. Six architectes travaillent au sein de ce bureau qui est actif dans la promotion immobilière, les immeubles à appartements, la rénovation de bâtiments publics,...
Julien Gourdin a été interviewé par l’UWA sur l’évolution de son bureau et sur les impacts positifs de l’utilisation d’un logiciel de gestion pour les bureaux d’architecture. Il nous partage aussi la vision de l’avant / après et des bénéfices que Pluriell lui apporte.
Voici un extrait de l'interview de Julien Gourdin réalisée par l’UWA.
Organisation du bureau
Avant l’utilisation d’un logiciel
"C’était chacun dans son coin avec sa petite feuille Excel où il fallait encoder ses prestations. A la fin du mois, chacun rentrait ses prestations pour faire sa facture. Et quand on avait une question sur la rentabilité d’un projet, il fallait faire le tour de chaque personne qui avait travaillé sur le projet. Ça ne permettait pas une fiabilité assez importante. "
Depuis l’utilisation de Pluriell
"En un clic, maintenant, grâce à la centralisation des données, chacun peut encoder plus facilement ses prestations. Et nous, on a une facilité accrue pour gérer les statistiques de rentabilité sur le projet. Chaque collaborateur peut encoder ses prestations, soit manuellement via des bloc d’heures ou alors utiliser un timer. Ça permet de structurer le travail.
Quand on lance un timer, on se dit, voilà je suis lancé dans une tâche. Et je ne suis pas dérangé par un mail ou une autre tâche. Je termine cette tâche là avant d'en commencer une autre.
Le collaborateur peut avoir une vision sur le temps qu’il a passé sur tel dossier. En interne, on peut évaluer le temps qu’on a consacré par projet ou par phase. Ça permet de voir où on va et d’où on vient.
Il faut juste sauter dans la piscine et lancer ça le plus vite possible car c’est un réel avantage pour la gestion d’un bureau."
Rapport de chantier
Avant l’utilisation d’un logiciel
"Au niveau du suivi de chantier, avant d’avoir un logiciel approprié, on allait chacun sur les chantiers avec notre template, notre petit document type. Ça générait pas mal de pertes de temps et un manque d’harmonie au sein du bureau. Pas beaucoup de partages des informations. Peut-être parfois des pertes d’informations dans le suivi des chantiers."
Depuis l’utilisation de Pluriell
"Concrètement, chaque personne en charge du suivi d’un chantier va se rendre sur le chantier. On ne va pas utiliser de tablettes. On va simplement travailler de manière traditionnelle. On va assurer le temps qu’on a besoin pour le bon contrôle du chantier sur place. Et par la suite, on rentrera au bureau et on s’occupera de la rédaction du pv de chantier sur le logiciel directement sur notre poste informatique.
Toutes les informations de base, comme les coordonnées des clients, les coordonnées des entreprises,... sont déjà dans la base de données. Donc, c’est assez facile de composer le premier PV. Ensuite, on intègre une série de remarques sous différentes appellations, par exemple le gros-oeuvre, la toiture. Tout ça est automatisé. Ca permet aussi d’avoir une structure générale au bureau."
Quels sont les avantages d’utiliser Pluriell ?
"Je pense que l’avantage premier, c’est le gain de temps. Le 2e avantage, c’est l’harmonisation et la structure du travail d’architecture.
Si je pouvais donner un conseil à un architecte qui hésiterait à se lancer, c’est de ne pas avoir peur, parce que ce n’est pas très compliqué d’utilisation."
(texte extrait de la vidéo de l'UWA avec le témoignage de Julien Gourdin, bureau d'architecture 2G)
