Choisir d’utiliser un nouvel outil de travail n’est pas le fruit du hasard, que ce soit dans le choix de l’outil ou dans la volonté de le mettre en place. C’est une étape importante dans une démarche d’amélioration et d’optimisation de votre bureau. Mais l’efficacité de cette démarche ne peut être garantie que si des facteurs humains et structurels sont activés et maîtrisés.
Par exemple, le frein au changement, la réorganisation des rôles internes, les craintes liées au temps nécessaire, ..., tous ces éléments et bien d’autres sont autant de risques d’échec dans l’utilisation d’une nouvelle application. Cela peut mener à un manque de productivité ou à l’abandon pur et simple de l’outil avec toutes les frustrations et pertes financières que cela peut engendrer.
Pour lever ces barrières et garantir la réalisation de vos objectifs, notre équipe vous accompagne dans la mise en route et l’utilisation de Pluriell. Bien plus qu’une aide à la prise en main de l’application, nous vous apportons une structure pour gérer les facteurs externes. L’énergie et les impulsions suscitées garantissent la réussite du projet et une utilisation optimale de l’application intégrée au sein de votre équipe.
Quelles sont les étapes de l’onboarding de Pluriell ?
Après avoir complété les démarches administratives, notre chef de projet prendra contact avec les personnes impliquées dans la mise en route du projet. Il sera votre contact principal tout au long de votre utilisation de Pluriell et vous pourrez faire appel à lui directement en cas de nécessité.
Un programme détaillé en 4 phases sera établi afin de s’assurer de la meilleure intégration possible de Pluriell. Ce phasage permet aussi de valider les objectifs fonctionnels à chaque étape et d’être plus flexible en s’adaptant rapidement en cours de projet.
Si l'organisation de votre bureau ou de votre équipe requiert des besoins spécifiques, nous vous proposerons également des solutions adaptées à votre structure.
1e phase - Kick Off et préparation des données
Comme les fondations d’une maison, la première phase sert à déterminer les bases de notre collaboration.
En étroite discussion avec notre chef de projet, les attentes et objectifs sont alignés afin de correspondre aux besoins réels de votre bureau d’architecture. Le parcours à suivre sera développé dans un plan d’intégration et tous les éléments seront validés ensemble avant le démarrage.
Cette phase se déroule principalement avec les décideurs et les associés de votre bureau.
Si vous avez des données à intégrer ou si vous utilisez un autre logiciel, nous procéderons au rassemblement des données afin de les migrer au sein de Pluriell.
2e phase - Accompagnement du paramétrage et de l'intégration de vos données
Sur base des éléments définis dans la 1ère phase, nous configurons l'environnement de travail avec vous afin qu'il corresponde aux données à intégrer et aux attentes définies dans l'analyse de données.
Les templates de projets et les documents sont également personnalisés pour correspondre à vos beosins : rapports de réunion, phases, données d'entreprise, tva, logo,...
Sous la supervision du chef de projet, nous vous accompagnons dans le paramétrage de l'application à votre façon de travailler pour que vous soyez efficaces et productifs dès le démarrage de l'utilisation.
3e phase - Formation et prise en main
Les fondations étant bien posées, nous pourrons ensuite créer votre environnement de travail propre à votre bureau d’architectes.
Selon les fonctionnalités requises, nous commencerons la formation avec tous les membres de votre équipe. Pluriell est très simple à utiliser et nous vous partagerons les bonnes pratiques et méthodes à suivre pour être le plus efficace.
Vous pourrez dès lors commencer la prise en main, introduire vos données réelles et partager des feedbacks sur votre utilisation. Vous pourrez aussi configurer les vues globales et d’analyse.
Cette phase se termine par une réunion de validation de l’utilisation de Pluriell. De cette manière, nous pouvons tous être sûrs que vous avez les bonnes pratiques pour poursuivre l’utilisation de l’application.
4e phase - Suivi en continu
Vous avez à présent la maîtrise de l’outil et toutes les conditions sont réunies pour le faire dans un contexte d’utilisation productive.
Notre chef de projet restera en contact de manière régulière avec vous pour vérifier si des questions ou blocages apparaissent. Il pourra aussi vous apporter des éclairages plus précis sur certaines fonctionnalités.
Les échanges réguliers avec nos clients nous permettent également de rester à l’écoute de vos besoins et feedbacks. Cela nous permet de poursuivre l’amélioration et les développements futurs en adéquation avec les besoins de vos métiers.
Comme l’application évolue en permanence, vous recevrez également des informations sur les mises à jour et les nouvelles fonctionnalités que vous pourrez découvrir dans l’application.
Vous avez des besoins spécifiques ?
Sur base de la réunion de kick off, nous pourrons déterminer si vous avez des besoins qui nécessitent des développements sur mesure.
Dans ce cas, nous proposons un programme « early adopters » qui vous permet :
- de collaborer dans le développement du module pour qu'il corresponde à 100% de vos besoins ;
- d’être les premiers à tester la fonctionnalité avant la sortie officielle et de nous faire des feedbacks ;
- de bénéficier d'une remise sur les licences pour ce module pour vous remercier de votre collaboration.
Pourquoi proposons-nous cette approche personnalisée ?
Nous avons développé cette méthode de démarrage et de suivi grâce à notre expérience et notre connaissance des spécifictés de vos métiers. La volonté de changement ou d'évolution ne suffit pas toujours pour réussir un projet. Il faut être guidé et accompagné étape par étape pour aligner les visions et lever les barrières externes.
Au-delà d’une application simple et efficace, notre approche humaine et les contacts suivis et réguliers sont des éléments clés dans la réussite de l’utilisation d’un outil de gestion.
Nous sommes très attentifs au respect de votre investissement en temps et en moyen. Il est donc primordial que vos objectifs soient atteints et que vos attentes trouvent les réponses adéquates.
Vous avez des questions sur Pluriell ou vous souhaitez tester par vous-même ?
Prenez contact maintenant avec notre équipe pour obtenir un accès et découvrir l’application.
