Etes-vous équipé pour affronter les défis et contraintes de la gestion d’un bureau d’architecture ?

12 Octobre 2021
Un projet d’architecture n’est pas un projet comme un autre et les contraintes imposées aux bureaux d’architectes sont souvent nombreuses.  Alors, quels sont les points essentiels pour lesquels nous pouvons vous aider ?
Etes-vous équipé pour affronter les défis et contraintes de la gestion d’un bureau d’architecture ?

Les bureaux d’architecture doivent faire face à un grand nombre de projets pour lesquels les modifications et ajustements sont omniprésents. Trop souvent, la rentabilité d’un projet passe au second plan.  Le respect des délais et de la qualité est fréquemment ressenti comme bien plus important. Sans oublier qu’il est très souvent compliqué d’avoir une vue d’ensemble de tous les projets en cours.

Un projet d’architecture n’est pas un projet comme un autre et les contraintes imposées aux bureaux d’architectes sont souvent nombreuses.  Alors, quels sont les points essentiels pour lesquels nous pouvons vous aider ?

 

Avoir une vue d’ensemble des projets au sein du bureau

Qui s’occupe de la réalisation des plans ?  Qui est responsable de la demande de permis ? Qui réalise le suivi du chantier ?  Toutes ces informations sont assez claires et faciles à préciser quand il n’y a qu’un seul projet.

Mais disposer de ces informations pour l’ensemble de tous les projets du bureau relève du parcours du combattant.  Quand il s’agit de connaître le nombre de projets en cours, en attente de permis ou encore la répartition des tâches de l’ensemble des collaborateurs sur les différents projets, la démarche devient plus ardue.

Pourtant, cet aspect est primordial pour plusieurs raisons : 

  • une bonne coordination de l’équipe 
  • une meilleure répartition des tâches au sein du bureau avec un équilibrage des charges de travail entre les membres de l’équipe 
  • une diminution des alternances de périodes creuses et de surcharges de travail du bureau dans son ensemble
  • et bien souvent, cela permet aussi d’éviter ou de réduire d’éventuels retards.

En analysant le fonctionnement des bureaux d’architecture, nous nous sommes rendu compte que la vision d’ensemble des projets était très souvent insuffisante.  Nous avons donc développé le tableau de bord afin de synthétiser toutes les informations essentiels :

  • tâches à réaliser
  • planning du projet
  • état d’avancement
  • et d’autres informations nécessaires à la conduite du projet.


 

Rédaction accélérée des rapports de réunion 

La rédaction des PV de chantier est une tâche obligatoire et de première importance.  Pourtant, elle est rarement la tâche la plus appréciée des bureaux d’architecture.

Structure du document, ajout de photo, relecture, modification, mise au bon format, diffusion,...  Tous ces points prennent beaucoup de temps et de manière répétée, alors que les agendas sont déjà surchargés et les plannings serrés. Ils sont parfois relégués à plus tard, devenant alors presque obsolètes lors de leur envoi, engendrant frustration et stress chez les différents intervenants.

Pour Pluriell, ce poste ne doit plus faire partie de la catégorie des tâches à négliger, bien au contraire.  Le rapport de réunion de chantier doit être une pièce maîtresse de la gestion d’un projet et du suivi d’un chantier.  Nous lui avons donc dédié un module spécifique afin de simplifier et de rendre plus rapide la rédaction du rapport.  

  • suivi des points des précédents rapports et affectation des points aux intervenants
  • gestion des intervenants et des présences
  • mise en page automatisée
  • gestion des documents annexes
  • envoi automatique à tous les participants avec mise en avant des points qui les concernent
  • ...

 

Distinguer projet et chantier

Notre approche est une vision globale depuis le premier contact avec un futur client jusqu’à la levée de garantie décennale.  A chaque étape, nous proposons une solution pour centraliser les informations et améliorer la collaboration.

La réussite globale d’un projet ne réside pas uniquement dans un suivi de chantier efficace mais également dans l’approche et la gestion complète du projet. Approche client, soumission du cahier des charges, réalisation des plans, demande des permis, livraison et réception ne sont quelques-unes des phases d’un projet. Et ces dernières méritent également un suivi optimal.

Chaque collaborateur doit savoir ce qui est attendu de lui à chaque phase, mais également qu’il puisse réaliser un état d’avancement de chaque phase et de chaque action, sous peine de prendre du retard et d’impacter lourdement le projet et donc le chantier.

 

Accès aux documents essentiels

Pluriell permet de centraliser tous les documents nécessaires au bon déroulement du projet et de les lier à chaque projet.  L’accès aux dernières versions des documents est assurée à l’ensemble des collaborateurs actifs sur le projet.

De plus, grâce à une interface dédiée aux maîtres d’ouvrage et aux maîtres d’œuvre, ces derniers ont la possibilité de retrouver aisément tous les documents transmis sans devoir revenir vers un collaborateur ou effectuer une recherche laborieuse dans ses mails.

La centralisation de l’information est un point primordial au sein d’un bureau d’architecture. Travailler à plusieurs sur un même projet n’est pas rare. Les pertes de temps dans la recherche d’un document peuvent être problématiques et travailler sur une mauvaise version représente un réel cauchemar au sein des bureaux. Ne parlons même pas de la gestion des documents avec les maîtres d’ouvrage ou maîtres d’œuvre, les demandes de documents déjà transmis plusieurs sont incessantes.

 

Nous facilitons le suivi de chantiers, Vous bâtissez

Avec la collaboration d’architectes nous avons développé une solution de gestion de projet et de suivi de chantier dédiée au secteur de l’architecture et de la construction.  En gardant la simplicité et la collaboration comme éléments fondamentaux, nous vous aidons à améliorer votre organisation et à augmenter votre productivité grâce aux modules suivants :

  • gestion de projets et planning
  • rapports de chantier
  • rentabilité et reporting
  • prestations et statistiques
  • gestion de documents
  • collaboration avec les partenaires
  • checklist et tâches
  • facturation
  • répertoire

Vous désirez en apprendre plus ? Contactez-nous.

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