Dans nos vies remplies d’architecte, on peut vite être débordé par la quantité d’informations à gérer, de choses à faire, de personnes à contacter,... Et il est facile de tomber dans le piège d’être occupé plutôt que d'être productif. Une organisation simple et productive permet pourtant de travailler l’esprit plus léger et d’être plus performant. Mais comment mettre en place LA bonne organisation pour être productif et focalisé sur l’essentiel ? Voici quelques méthodes qui pourront vous aider.
Commencez par organiser votre journée
Avant de commencer à travailler le matin, prenez cinq minutes pour organiser votre journée et vous fixer les objectifs du jour. Cela vous permettra d’identifier les éléments clés pour avancer sur vos projets importants. Une fois ceux-ci définis, vous saurez quels sont les points essentiels à réaliser dans votre planning de la journée.
Ces quelques minutes sont de la plus haute importance. Prendre du recul et réfléchir sur l’organisation boostera votre énergie et votre moral car vous aurez une vue plus claire des éléments clés de votre journée et des points urgents et importants à traiter. Vous serez concentré en priorité sur l’essentiel. Vous éviterez de vous focaliser trop étroitement sur les petits détails ou sur les distractions, en ayant une vue de la situation dans son ensemble.
Pour les projets les plus importants, prévoyez chaque semaine trois blocs de travail de trois à quatre heures pour vous y consacrer. Planifiez les blocs en début de semaine : le lundi, mardi et mercredi. Gardez les jeudis et vendredis pour les tâches quotidiennes moins importantes. Lors de ces blocs, supprimez toutes les distractions et contacts extérieurs. Ce sont les éléments productifs de votre travail. Il est donc essentiel de les protéger de toute perte de productivité.
Retrouvez l’essentiel
Pour augmenter votre productivité, vous avez le choix : augmenter vos heures de travail ou être plus efficace. La première solution a ses limites physiques et ses conséquences sur la vie privée/familiale. La deuxième solution peut aussi présenter ses limites physiques. Et même si vous supprimez toutes vos distractions, vous atteindrez rapidement un maximum technique.
Mis en avant grâce à Greg Mckeown dans son livre “Essentialism”, il présente un concept qui propose non pas de faire moins, mais de faire mieux. Un essentialiste augmente sa productivité en supprimant les obstacles qui gênent plutôt que d'essayer de faire plus pour produire plus (ne pas confondre avec la philosophie “essentialiste” qui n’a rien à voir avec ce concept).
De façon très simplifiée, la démarche est donc de se poser la question de l’utilité de chaque tâche avant de la commencer, pour vous rapprocher de vos objectifs de vie et anticiper les situations futures.
Si ce n’est pas le cas, faut-il la réaliser ou pouvez-vous la déléguer ? Est-ce grave si elle n’est pas réalisée ? Ces questions sont à mettre en perspective avec la définition des objectifs discutée précédemment.
Pareto et Pomodoro
Se concentrer sur l’essentiel et se fixer un temps limité pour accomplir une tâche sont les ingrédients essentiels pour avancer sur vos projets rapidement et efficacement. L’optimum de Pareto et la méthode Pomodoro sont deux outils très efficaces pour y arriver.
Pour simplifier, l’économiste Vilfredo Pareto se rend compte à la fin du 19 siècle que 80% des richesses sont détenues par 20% de la population. Adaptée ensuite à l’industrie dans les années 1950, cette loi a permis d’établir une règle de séparation entre l’essentiel et l’accessoire.
On pourrait ainsi résumer le principe de Pareto comme suit : 80% de vos objectifs sont atteints avec 20% de votre énergie et de votre temps. Atteindre les derniers 20% d'objectifs vous demanderaient 80% d'efforts supplémentaires. Il est donc préférable de se concentrer sur les 80% car votre temps sera investi plus efficacement. Déléguez les tâches accessoires, osez dire non, et restez donc concentré sur vos objectifs
Le deuxième principe est basé sur la Loi de Parkinson : une tâche à réaliser prendra autant de temps jusqu'à occuper entièrement le temps qui lui est affecté. Si vous ne fixez pas de limite temporelle à une tâche, elle va donc consommer beaucoup plus de temps que nécessaire.
La méthode de Pomodoro est une gestion des tâches en les divisant en périodes de 20 minutes de temps de travail, alternées avec des pauses de 5 minutes. Divisez vos objectifs journaliers en tâches pouvant être réalisées en 20 minutes. En leur donnant un temps limité, vous éviterez de déraper et de prendre plus de temps que nécessaire.
Trouvez un endroit paisible où vous pouvez vous concentrer. Mettez votre téléphone en mode avion pour vous couper des distractions et lancer un minuteur de 20 minutes (ou vous pouvez utiliser une des nombreuses applications en cherchant pomodoro comme mot clé).
Entre vos sessions chronométrées, faites des pauses, levez-vous de votre bureau pour respirer un grand coup et allez marcher dans votre bureau ou dehors. Respirez et si possible, amusez-vous, mais pendant un laps de temps fixé.
Regrouper les distractions
Posez-vous la question suivante : quelles sont vos distractions habituelles pendant vos heures de travail ? Peut-être les e-mails privés, les blogs, Facebook ou un autre réseau social, des applis sur le téléphone,... Toutes ces interruptions ne représentent que quelques minutes de manière isolée. Mais sans en avoir conscience, elles peuvent représenter une durée totale impressionnante faisant chuter l'efficacité et la productivité de votre journée.
Sans devoir les supprimer totalement, vous allez les contenir dans un espace et une durée limitée. Prévoyez un moment privilégié dans la journée, par exemple, après le repas de midi, quand la digestion vous rend moins efficace. Par contre, limitez le temps à une courte période, par exemple 10 minutes, et n’hésitez pas à programmer un minuteur pour être rappelé à la réalité à la fin de ce temps de distraction. Vous pouvez aussi utiliser des bloqueurs de réseaux sociaux pour ne pas être tenté d'aller y jeter un oeil pendant vos périodes productives.
Gardez aussi en tête que certaines applications sont développées pour augmenter votre dépendance à celles-ci, comme par exemple les réseaux sociaux. Elles sont développées sur base d'études scientifiques très pointues et sur les neurosciences. On a tous fait défilé l'écran pendant plusieurs minutes avant de se rappeler qu'on avait initialement quelque chose à faire. Il est donc réellement nécessaire de mettre en place un rappel externe comme un minuteur pour limiter la distraction.
Centraliser tout en un seul endroit
On a pris l’habitude d’en avoir pour tout : une application pour les mails, une pour écrire les rapports, une autre pour encoder les prestations, encore une autre pour envoyer les plans, et peut-être aussi une pour la facturation ou pour la gestion de projets.
Tous ces outils sont importants dans notre travail, mais leur nombre et le manque de connexion entre eux sont des sources d’erreurs et de pertes de temps, voire parfois d’omissions car les informations ne sont pas croisées. De plus, la multiplication des abonnements représente une dépense non négligeable.
Vous pouvez regrouper tous ces outils dans une seule plateforme comme Pluriell. Vous pourrez y retrouver tous vos contacts professionnels, gérer la diffusion de documents et de plans, suivre les prestations de vos collaborateurs, et rédiger vos rapports de chantier en conservant l’historique des rapports précédents.
Tous ces éléments sont aussi disponibles dans une application mobile afin de pouvoir suivre sur chantier les différents points et d’avoir à disposition la dernière version de tous vos plans, partout où vous allez.
Appuyez sur plusieurs touches en même temps
Vous avez dix doigts ? Alors pourquoi ne pas en utiliser deux ou trois en même temps quand vous effectuez des tâches répétitives sur votre ordinateur ?
Les raccourcis clavier existent dans toutes les applications et si l’utilisation d’un seul ne représente pas vraiment d’économie de temps, leur utilisation répétée sur une journée complète peut représenter un temps non négligeable. Que feriez-vous de quelques minutes libres supplémentaires chaque jour ?
Par exemple, si vous utilisez un raccourci qui vous fait gagner 1 seconde, mais que vous le faites 50 fois par jour, 200 jours par an, cela représente une économie de presque 3 heures. Juste en utilisant un seul raccourci, vous aurez trois heures de liberté pour ce que vous voulez, sans réduire la qualité de votre travail. Presqu'une demi-journée juste pour un raccourci. On vous laisse calculer le nombre de raccourcis que vous pouvez utiliser.
Ils ont l’avantage d’exister partout, dans le traitement de texte, la navigation sur internet et bien entendu les programmes de dessin. Imprimez une liste de raccourcis sur vos outils les plus courants et pratiquez-les chaque jour. Vous deviendrez vite autonome et n’aurez plus besoin de la liste que pour quelques fonctions moins courantes.
Et pour finir...
Vous l’aurez compris, prendre du recul régulièrement chaque semaine, chaque jour, et même dans la journée, aide à de se focaliser sur les éléments essentiels qui vous permettront d’être plus efficace et de mieux travailler. Vérifiez régulièrement si vos méthodes de travail sont les plus productives et les mieux adaptées.
Vous retrouverez de la sérénité et de la créativité dans votre travail, mais aussi dans votre vie privée. Votre sommeil sera également meilleur et vous récupérerez de l’énergie essentielle pour affronter le quotidien. Votre vie redeviendra plus simple grâce à ces outils et techniques.
